Der Rating-Dientsleister EcoVadis entwickelt sich immer mehr zum Standard für die Vergleichbarmachung der Nachhaltigkeitsaktivitäten von Unternehmen. Dadurch wird er für große Konzerne immer attraktiver, die ihre Lieferanten verstärkt dazu drängen, den Fragebogen auszufüllen. Dieser ist freilich sehr umfangreich und alles andere als trivial. In diesem Artikel finden Sie deshalb Antworten auf die wichtigsten Fragen, damit Sie das Nachhaltigkeits-Rating von EcoVadis für Ihr Unternehmen erfolgreich meistern.
EcoVadis – Warum gibt es dieses Rating?
Nachhaltigkeit wird auch für mittlere und kleine Unternehmen immer wichtiger, vor allem, wenn Sie Lieferanten großer Konzerne sind. Aber nicht nur die Kunden, auch Investoren und Kreditinstitute sowie Mitarbeiter und die Öffentlichkeit möchten zunehmend wissen, was Unternehmen tun in Sachen Nachhaltigkeit. Um diese Aktivitäten vergleichbar zu machen, gewinnen Nachhaltigkeitsratings zunehmend an Bedeutung. Bewertungssysteme wie Drive Sustainability, Sedex, Carbon Disclosure Project (CDP) oder eben EcoVadis bieten Unternehmen ein Werkzeug ihre Nachhaltigkeitsbemühungen zu messen, Verbesserungspotenzial zu erkennen und Verbesserungen schließlich nachzuweisen. Außerdem stellen die Ratings eine Vergleichbarkeit zwischen Unternehmen der selben Branche her, deshalb werden sie immer häufiger von Einkäufern verwendet. Kunden bitten ihre Lieferanten verstärkt, sich an Ratings zu beteiligen und nutzen diese Ratings für ihr Lieferantenmanagement.
EcoVadis – Was haben Lieferanten davon?
Insbesondere die erstmalige Beteiligung ist aufwändig. Dennoch bieten Ratings wie EcoVadis Chancen für Unternehmen, die mitmachen. Durch den glaubwürdigen Nachweis und die kontinuierliche Verbesserung der unternehmerischen Nachhaltigkeit generieren sie letztendlich Wettbewerbsvorteile: zum einen direkt, weil Einkäufer sich an dem Rating orientiere. So behauptet EcoVadis, dass 91 % der Unternehmen bei ihren Kaufentscheidungen Nachhaltigkeitskriterien berücksichtigten. Andererseits kann das Ignorieren einer EcoVadis-Anfrage von Kunden oder die Entscheidung, eine solche nicht auszufüllen, ein rotes Tuch für den Kunden sein. Zum anderen entstehen Wettbewerbsvorteile indirekt, weil durch das Rating generell die Reputation des Unternehmens bei Kunden, Investoren und Geschäftspartnern steigt. Darüber hinaus können Nachhaltigkeitsbewertungen auch den Zugang zu Finanzierungsmöglichkeiten erleichtern.
Hinzu kommt, dass die Ratings Verbesserungspotenzial offenlegen, sie den Unternehmen also potenzielle Chancen- und Risiken in ihrer Liefer- und Wertschöpfungskette und in ihren Geschäftspraktiken aufzeigen.
EcoVadis – Was steckt dahinter?
EcoVadis ist inzwischen die weltweit führende Plattform für Nachhaltigkeitsratings, die Unternehmen in über 175 Ländern abdeckt und laut eigenen Angaben bereits mehr als 75.000 Unternehmen bewertet hat. Zu den bekanntesten zählen Toyota, Amazon oder Nestlé.
EcoVadis – Was wird abgefragt?
Mittels eines Online-Fragebogens werden je nach Größe, Branche und Standort des Unternehmens verschiedene Fragen aus den vier übergeordneten Kategorien Umwelt, Arbeits- und Menschenrechte, Ethik und nachhaltige Beschaffung abgefragt. Die Inhalte orientieren sich dabei an der ISO 26000, dem Leitfaden zur gesellschaftlichen Verantwortung sowie verschiedenen Berichtsstandards (u. a. Global Reporting Initiative, UN Global Compact). Der EcoVadis-Prozess umfasst vier Schritte: 1.) Online-Anmeldung, 2.) Ausfüllen des Bewertungsfragebogens, 3.) Expertenanalyse durch EcoVadis, Online-Scorecard-Bewertung. Der entscheidende Part für das Unternehmen, das sich dem Ranking unterzieht, ist die Beantwortung des sehr umfangreichen Fragebogens. Dabei variiert der EcoVadis-Fragebogen nach der Branche, der Größe und dem Standort des Unternehmens. Planen Sie daher ausreichend Zeit für die Vorbereitung ein und berücksichtigen Sie diese Aspekte. Abgefragt werden 21 Themen in den vier Feldern Umwelt, Arbeit und Menschenrechte, Ethik sowie nachhaltige Beschaffung. Neben den Antworten sind auch Dokumente zur Unterstützung erforderlich, die hochgeladen werden müssen. Missverständnisse bei der Beantwortung sind leicht möglich, da es sich oft um sehr spezifische Themen handelt, die die ausfüllende Person womöglich nicht alle gleichermaßen präsent hat. Wenn die falschen Unterlagen bereitgestellt werden, kann das dazu führen, dass die Frage nicht bewertet wird, was sich negativ auf den Score auswirkt. Daher ist es unerlässlich, den Fragebogen möglichst perfekt und im von EcoVadis gewünschten Format auszufüllen.
EcoVadis – Wie lange dauert es, den Fragebogen auszufüllen?
Da der Umfang des EcoVadis-Fragebogens von der Größe und Komplexität des Unternehmens sowie vom Reifegrad des Unternehmens in Sachen Nachhaltigkeit abhängt, variiert auch die Zeit, die für das Ausfüllen benötigt wird. Nach Angaben von EcoVadis können einigen Stunden bis zu einigen Tagen erforderlich sein. Tatsächlich sollte man mehrere Wochen oder sogar Monate einplanen, da die Antworten selten einfach aus dem Ärmel geschüttelt werden können, sondern die erforderlichen Informationen und Daten oft aufwändig zusammengetragen werden müssen. Der EcoVadis-Fragebogen ist über den EcoVadis-Account verfügbar und kann auch als pdf heruntergeladen werden. Sobald er aber gestartet wurde, hat das Unternehmen nur maximal drei Wochen Zeit, ihn einzureichen. Gegen eine zusätzliche Gebühr ist eine begrenzte Verlängerung möglich.
Was geschieht nach der Einreichung des Fragebogens?
Die sich an das Ausfüllen des Fragebogens anschließende Expertenanalyse dauert etwa 6 bis 8 Wochen. Die Mitarbeiter von EcoVadis nutzen dabei die gängigen internationalen Nachhaltigkeitsstandards als Leitfaden für ihre Prüfung, darunter die Global Reporting Initiative, UN Global Compact und ISO 26000. Anschließend erhalten die Unternehmen eine Nachhaltigkeits-Scorecard verbunden mit einer Medaille (Bronze, Silber, Gold, Platin), die in einem Prozentwert die Nachhaltigkeitsaktivitäten des Unternehmens bewertet und innerhalb der Branche vergleichbar macht. Außerdem werden Optimierungspotenziale aufgezeigt. Diese Scorecard können Unternehmen mit ihren Kunden oder – je nach Leistungspaket – auch mit der Öffentlichkeit teilen. Häufig sind sie auch Anlass für Pressemeldungen bzw. weitere Kommunikationsmaßnahmen.
EcoVadis – wie funktioniert das Rating?
Die Bewertungsmethodik stützt sich auf international anerkannte CSR-Standards (Global Reporting Index (GRI), ISO 26000 und die Leitlinien des Global Compact). Im diesem Rahmen des Bewertungsprozesses wird dem Unternehmen von EcoVadis ein Nachhaltigkeitsscore vergeben sowie Stärken und Verbesserungsbereiche ausgewiesen. Der Score gibt die Nachhaltigkeitsleistung in einer Skala von 0 bis 100 wieder Zu den genauen hinter dem Score liegenden Algorithmen gibt EcoVadis keine Informationen. Bekannt sind nur die Gewichtungen der einzelnen Themen. Auch zum Verhältnis bzw. zur Beziehung zwischen automatisierter und Experten-Analyse der Fragebögen äußert sich EcoVadis nicht.
EcoVadis – wie bereitet man sich auf den Fragebogen vor?
Eine Systematisierung in 6 Schritte hilft, den EcoVadis-Fragebogen so auszufüllen, dass das Nachhaltigkeits-Engagement des Unternehmens im Score vollumfänglich abgebildet wird:
- Klare personale Verantwortlichkeit für den EcoVadis-Prozess
- Analyse des EcoVadis-Fragebogens
- Recherche im Unternehmen nach den erforderlichen Zahlen und Informationen, bzw. Delegieren von Zuständigkeiten
- Kontroll- bzw. Genehmigungsprozesse für die hochzuladenden Informationen
- Systematisierung der Datenvorhaltung, ggf. mit Hilfe von spezieller Software (wichtig für die Folgejahre)
- Ausfüllen des Fragebogens in maximal drei Wochen
EcoVadis – wie bekommt man ein gutes Rating?
Ein gutes Nachhaltigkeitsrating ist gerade für kleine und mittlere Unternehmen, die Lieferanten von Konzernen sind, von großer Bedeutung. Generell können die folgenden Empfehlungen gegeben werden, um ein gutes Rating bei EcoVadis zu erhalten:
- Zentrale Verantwortlichkeit
Da es durchaus möglich ist, dass Unternehmen sich an mehreren Ratings beteiligen müssen, ist es sinnvoll eine zentrale Anlaufstelle für alle Anfragen nach Ratings festzulegen. Diese Person muss von der Geschäftsführung dazu autorisiert und im Unternehmen bekannt sein. - Verständnis der Bewertungskriterien
Es erfordert Zeit, das EcoVadis-System zu verstehen, und die Website inklusive Hilfe-Bereich ist ziemlich umfangreich. Auf die Schnelle werden EcoVadis-Ratings selten gut. - Durchführung einer GAP-Analyse
Es hilft sehr, die entsprechenden Fragebögen zu nutzen, die von allen Ratings zur Verfügung gestellt werden, um eine Analyse der bestehende und fehlenden Praktiken bzw. Nachweise durchzuführen, bevor man sich an den Fragebogen macht. - Definition von Zielen und Maßnahmen
Auf der Basis der GAP-Analyse sollten klare und messbare Ziele für die Nachhaltigkeitsaktivitäten des Unternehmens definiert werden. Diese Ziele sollten sich auf die Bewertungskriterien der jeweils gewählten Plattformen beziehen. - Rating-Vorbereitung
Alle erforderlichen Daten und Nachweise für das Rating müssen vor dem Ausfüllen des Fragebogens bereit stehen. Eine sorgfältige Vorbereitung ist der Schlüssel zu einem guten Rating – Schnellschüsse können zu zusätzlichen Kosten und Aufwänden führen. - Rating-Teilnahme
Wenn alle Informationen vorhanden sind, dann ist der Fragbogen ehrlich und umfassend auszufüllen. - Feedback
Die Rating-Dienstleister wie EcoVadis geben ein Feedback. Es hilft häufig, um die Nachhaltigkeitsbemühungen und damit den Score von EcoVadis zu verbessern.
EcoVadis – Wie oft muss man das Rating wiederholen?
Den EcoVadis-Fragebogens muss man jedes Jahr ausfüllen. Deshalb beginnen manche Unternehmen bereits kurz nach dem Abschluss des ersten Ratings mit der Arbeit am nächsten Jahr.
EcoVadis – Was kostet das Rating?
Bei EcoVadis gibt es unterschiedliche Preismodelle, sie sind abhängig von der Unternehmensgröße und den Funktionen, die man über die Plattform nutzen möchte. Die Jahresbeiträge reichen von 349,- € bis 1.999,- €.